H 公司是一家专门从事ERP系统研发和实施的IT企业，目前该公司正在进行的一个项目是为某大型生产单位（甲方）研发ERP系统。 H 公司同甲方关系比较密切，但也正因为如此，合同签的较为简单，项目执行较为随意。同时甲方组织架构较为复杂，项目需求来源多样而且经常发生变化，项目范围和进度经常要进行临时调整。 经过项目组的艰苦努力，系统总算能够进入试运行阶段，但是由于各种因素，甲方并不太愿意进行正式验收，至今项目也未能结项。
【问题1】请从项目管理角度，简要分析该项目“未能结项”的可能原因。
【问题2】针对该项目现状，请简要说明为了促使该项目进行验收，可采取哪些措施。
【问题3】请简要叙述公司应采取哪些有效的管理手段。
正确答案及解析
正确答案
解析
本题以一个典型的ERP项目不能顺利结项为核心问题，考查考生处理项目收尾的实际经验。本题综合了项目合同管理、过程控制和沟通管理。在项目管理的实施工作中导致项目未能结项的原因很多，例如合同简单，“项目目标、质量、工期和验收标准的规定不明确”、项目需求不确定、项目范围和进度变更频繁、从项目立顶到项目收尾都没有一个清晰的流程和标准来管理项目的开发过程、缺乏严格的项目管理与控制等等都有可能最终导致项目不能正式验收。具体分析如下。
【问题1】要求分析该项目“未能结项”的可能原因。从本题的说明中可知可能的原因如下： “H公司同甲方关系比较密切”“合同签的较为简单”，说明合同订的不详细，可能为项目的实施开来冲突和风险。 “项目执行较为随意”，说明项目的执行不规范。 “项目需求来源多样而且经常发生变化”，说明需求分析存在问题，需求管理可能不规范。 “项目范围和进度经常要进行临时调整”，说明范围和进度管理可能存在问题。 也可能在该项目执行过程中未能进行及时有效地沟通，用户对项目阶段性成果缺乏认可，故不能对项目进行终验。 综合以上分析，“甲方并不太愿意进行正式验收”也就可以理解了。
【问题2】要求说明促使该项目进行验收可采取的措施，例如通过沟通手段，使双方对需求、范围、进度、质量、验收标准和验收方法步骤等达成一致。考生可认真查阅《系统集成项目管理工程师教程》中“项目收尾管理”的有关内容。
【问题3】要求考生回答公司应采取哪些有效地管理手段以使项目顺利结项，考生应结合问题1的分析，给出公司应采取的“亡羊补牢”管理手段。 考生应针对该企业在项目合同管理、过程控制和项目沟通管理等方面存在的问题，总结归纳经验教训。
参考答案
【问题1】对项目的风险认识不足； 合同中可能未对工期、质量和项目目标等关键问题进行约束； 未能进行有效地需求调研或需求分析不全面； 未能进行有效地项目（整体）变更控制； 项目执行过程中未能进行及时有效地沟通（或建立有效地沟通机制）。
【问题2】请求公司的管理层出面去与甲方协调； 重新确认需求并获得各方认可； 和甲方明确合同以及双方确定的补充协议等，包括修改后的范围、进度和质量方面的文件等，作为验收标准； 准备好相应的项目结项文档，向甲方提交。
【问题3】要在合同评审阶段参与评审，在合同汇总明确相应的项目目标和进度； 需求调查和需求变更要有清楚的文档和会议纪要； 及时与甲方进行沟通，必要时请求公司管理层的支援； 阶段验收前，文档要齐全，阶段目标要保证实现，后期目标调整要有承诺； 引入监理机制； 做好有效地变更控制。
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